Verso l’ufficio diffuso 

L’ufficio in passato era un luogo in cui le persone potevano svolgere il proprio lavoro, qualunque forma esso assumesse. Con la pandemia si è accentuato un processo, già avviato con la rivoluzione tecnologica, di cambiamento del concetto di luogo di lavoro. Anche le nuove aspettative delle persone, in particolare delle generazioni più giovani, hanno inciso e incidono su questo cambiamento. 

Le aziende si trovano, quindi, a operare in un contesto sempre più caratterizzato da una modalità diversificata degli spazi di lavoro (uffici aziendali, smart working, uffici virtuali, ecc.). Certamente gli uffici aziendali non scompariranno completamente ma, dopo il ricorso sempre più frequente allo smart working, agli imprenditori e ai manager è richiesto di ripensare agli spazi di lavoro e al loro collegamento, adeguandoli alla nuova realtà.  Un ripensamento che, indubbiamente, impatta in modo significativo sul design degli ambienti, sui processi organizzativi, sulle relazioni tra le persone.  L’istantanea fatta di persone che lavorano tutte insieme a scrivanie serrate è ormai un ricordo del passato. Lo era già prima della pandemia e lo è ancora di più oggi. 

Negli edifici aziendali saranno necessarie più aree condivise, o “quartieri”, dove più colleghi possono lavorare insieme in modo flessibile; grandi auditorium dove non soltanto le persone dell’azienda ma anche i loro clienti potranno “vivere” esperienze comuni. Spazi funzionali, luminosi, accoglienti e salubri.  Spazi fisici dove l’interazione tra le persone può avvenire senza necessariamente stare seduti a una scrivania. Spazi digitali dove connettere persone che lavorano in luoghi diversi. Le persone svolgeranno da casa, o in altri spazi collocati sul territorio, le attività che prevedono un lavoro mirato e andranno in ufficio soltanto per il lavoro collaborativo: sessioni di brainstorming, riunioni di progetto e così via. 

In questo contesto, la riorganizzazione del workspace deve avere come focus primario la qualità sociale dello spazio e l’esperienza delle persone. Laddove il lavoro remoto diventa modalità preponderante, l’ufficio sarà appositamente progettato per rispondere alle esigenze relazionali che il lavoro da casa non può soddisfare: uno spazio pensato per favorire la creatività, l’interazione sociale e la collaborazione di cui le aziende hanno bisogno per prosperare.  La riorganizzazione delle modalità e degli spazi di lavoro dovrà essere studiata su misura in base alle esigenze specifiche di ogni azienda, progettando il modello più consono alle caratteristiche specifiche di business e alla cultura aziendale. 

Oltre agli aspetti legati al design degli ambienti e alla loro connessione, la modalità dell’ufficio diffuso richiede una particolare attenzione anche su un altro elemento: la relazione tra le persone. Le nuove modalità di lavoro, basate sui principi di autonomia e flessibilità delle persone nella scelta di orari e spazi di lavoro, ha modificato, non solo le procedure di conduzione del lavoro stesso, ma anche il contesto relazionale.  Il cambiamento culturale prodotto dallo smart working ha investito necessariamente anche l’ambito delle relazioni interpersonali tra manager e collaboratori e tra i collaboratori stessi. 

La virtualità e la distanza fisica rendono più evanescenti le occasioni di scambio relazionale, anche informali, comportando un cambiamento nelle dinamiche relazionali e nelle modalità con le quali le persone instaurano e mantengono una relazione interpersonale.  Le persone hanno però bisogno di costruire relazioni profonde con i colleghi per dare un senso alla loro adesione al gruppo e per identificarsi con i valori e la cultura dell’organizzazione.  Numerosi studi hanno dimostrato l’importanza per le persone di intrattenere rapporti amichevoli nell’ambiente di lavoro, in misura addirittura superiore agli incentivi economici e benefit aziendali.  L’importanza della costruzione di relazioni – professionali e informali – nell’ambito lavorativo, è un requisito fondamentale per lo sviluppo di un buon clima organizzativo.  

Su questo tema sono interessanti i risultati degli studi realizzati dalla professoressa statunitense Beth Schinoff, docente di comportamento organizzativo. Studi dedicati a come le persone si definiscono al lavoro e come si relazionano con gli altri. In particolare, un contributo importante deriva da uno studio condotto su un’azienda statunitense operante nel campo dell’informatica. 
Gli smart workers partecipanti alla ricerca riconoscono il valore intrinseco dei rapporti di amicizia, e ritengono che la virtualità abbia modificato il processo attraverso il quale un rapporto lavorativo con i colleghi si trasforma in una relazione di natura personale. Ciò è dovuto, a loro avviso, alle specificità di questo contesto di lavoro in cui vi sono limitate occasioni per la condivisione informale di esperienze di vita personale, fondamentali per garantire una convergenza di valori e di interessi tra le persone. 

Inoltre, l’utilizzo di comunicazioni via e-mail e messaggistica istantanea non consentono di cogliere il linguaggio del corpo e i segnali non verbali che sono invece evidenti in un’interazione dal vivo.  La ricerca individua alcune soluzioni per superare queste criticità, mettendo in luce il necessario coinvolgimento sia dei livelli manageriali sia della community aziendale nella sua interezza. 

Fondamentale diventa il ruolo dei manager ai quali è richiesto di porre particolare attenzione a creare le condizioni per mantenere viva la relazione delle persone sia attraverso la creazione di occasioni coinvolgenti di incontro fisico sia utilizzando nel modo più ampio ed efficace le possibilità offerte dalle tecnologie prevedendo, ad esempio, appositi spazi di discussione libera prima e dopo gli incontri di lavoro a distanza e stimolando i partecipanti alla condivisione di informazioni ed esperienze personali. A tal fine saranno altresì da prevedere specifiche attività di formazione affinché le persone sviluppino le “relational digital skills“, indispensabili per trasformare una conoscenza superficiale in un rapporto di natura personale in contesti virtuali.  

Tutte le persone che costituiscono la community aziendale, a loro volta, dovrebbero comportarsi in maniera da andare al di là di interazioni formali, associate esclusivamente allo svolgimento di task specifici.  In questo senso, è importante creare degli ambienti digitali nei quali le persone possono condividere comunicazioni e interessi personali dimostrando un sincero interesse alla vita dei colleghi al fine di consolidare anche una relazione più intima. 
Risulta, quindi, importante non sottovalutare questa questione, dal momento che le relazioni interpersonali rivestono un ruolo strategico con ripercussioni positive a livello individuale, di gruppo e di azienda.